スケジュール立てられないは仕事ができない?|転職5回30代も実践簡単対策ポイントとマインドセット

スケジュール立てられないは仕事ができない?|転職5回30代も実践簡単対策ポイントとマインドセット 7つの習慣
スケジュール立てられないは仕事ができない?|転職5回30代も実践簡単対策ポイントとマインドセット

「スケジュールを立てるのが苦手だ!」

いきなりですが僕はスケジュールを立てるのがすごく苦手ですし、人から押し付けられる「計画」とか「期限」とか言う言葉が嫌いです笑

正確に言うと、スケジュールを立てるのがものすごく面倒くさいです。何も考えずにいると優先順位も気分で決めたくなりますし、一気にあれもこれもとお願い事とか話をしてくる人とのコミュニケーションは自分のペースが崩れる気持ちになります。

だって嫌なんですもん笑

そんな僕でも無事家族を持ち30代を迎えているわけですから今のところ生きてはいけてます。

「スケジュール立てるのすらめんどくさいとか言ってた人が大丈夫?!」

と周りの友人にはよく心配をかけます笑



スケジュールを立てられない方に伝えたいこと

スケジュール立てられないは仕事ができない?|転職5回30代も実践簡単対策ポイントとマインドセット

スケジュール立てられないは仕事ができない?|転職5回30代も実践簡単対策ポイントとマインドセット

はや5回ほど転職を繰り返して、直近5年ほどはEC関連のベンチャー企業で人事労務といった管理部門の仕事に取り組む中でいろんな方々とお話をしてきました。

応募者、求職者の方はもちろん、派遣会社さん、人材紹介会社さん、学校の就職支援課の方、大小さまざまな規模の総務責任者の方々etc…

で、よく出る話題の一つとして

「スケジュールを立てるのが苦手」

という話題が挙がるわけですね。仕事の話をしているとよく出る話題と思うんですが、僕は即座に「ホントはめんどくさい」と言ってしまいますし、そう言うことを隠しません笑

理由としては、自分にとって大事だと思っているのは、

「まず自分がスケジュールを立てるのが苦手なことを受けとめること」

「一緒に仕事をする仲間がスケジュール管理をすることが得意か苦手か知ること」

だと思っているからです。

 

そして前提として今回のお話では、

「病気・発達障害かもしれない」といった話は一切しません。

発達障害の人の特徴や対処法とかそういったお話を探している方は、そういった話題をまとめたコンテンツを探してもらえるといいかなと思います。

正直な話、「スケジュール管理が得意か苦手か」、「なぜ苦手か」を知ることは、自分自身も、周りで一緒に仕事をしたりする仲間や上司の方にとってもすごく重要だと思っているんですが、

「理由問わず仕事に支障がない程度にスケジュール管理が上手くなる方法、考え方はある」

という結論に至っています。

  • 理由を知ろうともせずにスケジュール管理ができない人を責める
  • 理由を知ったら知ったで、「あの人は〇〇だから」と決めつける

ということが起きている環境にも実際幾度となく遭遇してきました。

本人が全く悪くないというつもりはありませんが、それは上司や周りにも責任があると思っています。

むしろそれに気付かず、適切な対応をすることもなく、ただ相手の非だけを責めている上司や周りの人たちに僕は責任のなさ、他責的な雰囲気を感じます。

ですので、純粋に

「スケジュール管理がそこそこ上手くなる方法、考え方」

についてお話したいな~と思うわけです。そんな内容で良ければお付き合いください笑

スケジュールを立てられないとどう思われるか

スケジュール立てられないは仕事ができない?|転職5回30代も実践簡単対策ポイントとマインドセット

スケジュール立てられないは仕事ができない?|転職5回30代も実践簡単対策ポイントとマインドセット

実際にスケジュールが立てられない人が仕事上どういう風に思われることが多いかというと、

「仕事ができない」

と思われていることが圧倒的に多いと思います。

社会人100名ほどにアンケートを実施した結果、約70%程度の人が「スケジュールを立てるのが得意!」と回答したそうです。

僕はその資料に目を通した際、「ホントに?!」と思わず声%に出してしまいました。なぜならスケジュールを立てることが苦手な人の方が多いだろうと、自分にとっても都合の良い思いこみをしていたからですね笑

「嫌」とか「苦手」でもスケジュールは上手く立てられる

ですが、本当の本当にスケジュールを立てるのが好き!得意!絶対必要!という方ってもう少し少ないんじゃないかな~と思います。

「スケジュール立てないと忙しすぎて時間がないから…」

「仕事ができないやつだと評価されると嫌だから…」

という風に、ある意味社会のしきたり的な、人間社会で生き残っていくための武器的な感じでスケジュールを立てて効率よく過ごしていこうという人は多いと思いますし、スケジュールを立てるのが「上手い」人もいるかと思います。

でも、それは「スケジュールを立てるのが嫌だ、苦手だ」という軸の話ではないんですよね。

何が言いたいかというと、

「嫌」とか「苦手」でも、「上手くこなす」ことは誰でもできる

ということです。

 

先ほどもお話しましたが、自分の話で考えると、

・自分がスケジュール管理がホントは苦手、嫌だということを受け入れる

・なんで苦手なのか、どういうところが嫌なのかを考える

というプロセスを通じて、

仕事をする上で支障がないレベルのスケジュール管理を誰でもできるようになる方法と考え方があるからです。

だとすると、スケジュール管理が苦手でうまくできないだけで、「仕事ができない」と決めつけられてしまう状況は自分の力で抜け出すことができるということです。

まずは、スケジュール管理がホントは苦手、嫌だという方が具体的にどういうタイプのことなのか、どういう時に「あ~苦手」と感じるのかを考えてみましょう。



スケジュール管理が苦手なタイプや理由って?

スケジュール立てられないは仕事ができない?|転職5回30代も実践簡単対策ポイントとマインドセット

スケジュール立てられないは仕事ができない?|転職5回30代も実践簡単対策ポイントとマインドセット

先にお伝えしておきますが、スケジュール管理がホントは嫌だな~と思っている僕の主観も存分に入っている可能性がありますのでご了承ください笑

そんなスケジュール管理が苦手だな~と感じるタイプや感じる理由についてざっと挙げてみるとこんな感じかと思います。

  1. まずめんどくさい
  2. やることの優先順位が分からない
  3. 断れずにやることが山積み
  4. 完璧を求めてしまう
  5. やらなくていいことを捨てられない
  6. 忘れちゃう

実際に自分が過去やってみてうまくいった対応策も含めて一つずつ簡単にみていきましょう。

1.まずめんどくさい

まずめんどくさいわ~と思われている方、めちゃくちゃ気持ちが分かります笑

「何時からなにをやって」

「次に何時からなにがあるから何時までに用意して」

「もしこれがあったら先にこっちをどこどこにどうしてから」

…etc

人の価値観とか予定の中で生かされているような息苦しい感じになるんですよね。

確かに仕事において、いろんな人がそれぞれの都合や様々な課題を持って仕事をしている中で、効率よく、成果を出すためには大事だよな~ってことは分かります。

でも本音はめんどくさいと思ってしまうんですよね笑

こればっかりは「割り切る」しかないのかなと思います。

スケジュールを立てることが大切だと認識しているわけですし、同僚の時間に敬意を払う意味でもここはめんどくさいと思いつつも割り切って取り組むところかなと思います。

2.やることの優先順位が分からない

これは後程スケジュール管理が苦手な方が苦手意識を克服するマインドに関するお話しでも挙げさせてもらおうと思った項目です。
優先順位が分からないという方も結構いるのではないかと思います。
優先順位をはかる指標としては、
  • 期限
  • 内容がどれくらい重要か
  • 自分にしかできない内容か
  • 誰からお願いされたか

といったことがあるかなと思うのですが、いろんな内容、いろんな大きさの仕事がどんどん入ってくると、よく分からなくなり、次第に後から追加された仕事から先に片付けたくなったりするんですよね。

実はこの「優先順位が分からない」というのが、スケジュールを立てることを苦手にする根本的な原因の一つとして考えられるほどキーポイントになる内容です。

でも難しく考えても仕方がないので、シンプルに対策してみましょう笑

そんな時の対策としては、「優先順位を決めるルールを作ってしまう」のがシンプルでやりやすいです。

簡単な自分ルールでいいと思います。ルール例としては、

  1. 期限が決まっているかどうか
  2. 簡単に取り組める&効果が大きいものかどうか
  3. 今すぐ始められる内容か

といった3項目に沿って考えてみて、多くあてはまるものから先に片付けてしまうという内容です。

さらに一つの仕事にどれくらいの時間がかかるかが分かるほど仕事や業務内容に慣れている状態であれば、どれくらいの時間で終わりそうかまで自分で理解することができるできます。



3.断れずにやることが山積み

これもありますよね、特に性格が優しく人が良い方が陥りやすい理由かと思います。

そんな人の良さにつけこんで次から次へといろんなことを押し付けてくる人を懲らしめる方法はここではお話しできませんが(笑)

少なくとも断らないとスケジュールを立てることもできませんし、そもそもストレスで体が先におかしくなってしまいます。

優しい性格の方には大変かもしれませんが、なんとか断るためのポイントを3点お伝えします。

  1. 何ができる・何ができないかを伝える
  2. できない理由をはっきり伝える
  3. 代わりの案を伝える

そんな断りポイント3点に加えて、前提として、「残念だと思っていることを伝えて謝る」ということが大切です。

仕事を押し付けてくるだけの人は横に置いておいたとして(笑)、信用と期待があるからこそお願いごとをされるというわけなので、そこはまず感謝とお詫びの気持ちをちゃんと伝えましょう。

「申し訳ございませんが、」

「せっかくお声がけいただいたのですが、」

相手の方の気持ちも尊重するそんな一言があるかないかは大きいと思いますね。

「常識にとらわれるな!」というような発言をよく聞くようになりましたが、正しく理解しないと人格を疑われるような言動に繋がってしまうので注意しましょう笑

何ができる・何ができないかを伝える
例:「〇〇は対応できますが、△△に関しては実は全く経験がないため対応が難しいです。」
例:「▲▲であればお手伝いできます!」
できない理由をはっきり伝える
例:「明日までに〇〇を提出しなければならないため対応が難しいです。」
例:「他に複数の業務が溜まってまして、対応が追い付いておらず今週は厳しいです。」
代わりの案を伝える
例:「来週までで良ければ対応できますよ!」
例:「ほかに対応できるものがいないか確認してみましょうか?」
「なんでもやります!」と言う方が積極的で良い!という会社や人もありますし、それはそれで正しい部分もありますが、できないことをできると言ってしまうと、様々なリスクが発生します。
他のメンバーに迷惑をかけてしまったり、自分が辛くなってしまって仕事を辞めたくなってしまったり。
それをはっきり言って受け入れてもらえない会社や環境は、きっとあなたのことを大切に思っていないんじゃないかなと思います。
そうならないためにも、はっきりとできるできないを伝えてやること山積み状況を打開しましょう。




4.完璧を求めてしまう

こだわり過ぎて止まらなくなるパターンですね。これも気持ちはすごく分かります(笑)

取組み始めはそんなつもりがなかったのに、やっている内にどんどん一生懸命になってしまい、

「ここはもっとこうした方がいい!」

「ここは作業を始める前に計画からこだわっていこう!」

なんて求められている以上に完璧を求めようとして、時間が無くなっていくパターンです。

大切なのは、「完成度は6~70%で良いからまずはやってみよう」の精神ですね。僕もよく怒られました。

だってやりだすと止まらなくなりませんか?(笑)

理由を聞くと確かに納得できるものがあります。それは、実際に自分が完璧だと思っていても、他の人にチェックしてもらったら、方向性が違ったとか、やっぱり内容を一部変更とかは日常茶飯事です。

そうなると、自分なりの完璧を求めた時間が無駄になってしまうことがあるんですね。もっと早い段階で確認しておけばそのロスを防ぐことができますし、間違った方向に突っ走ってしまう心配もありません。

5.やらなくていいことを捨てられない

シンプルに、「やらなくていいことはやらない」と決めて自分のタスクを振り返ってみることですね。やらないといけないことが次から次へと出てくる状況では、やらずに捨てるタスクを選んでいかないと、あっという間に山のように積もってしまいます。

80:20があるように、「本当に重要な仕事は全体の2割程度しかない」という言葉がありますが、その前提で、自分の仕事を見直し、やらないことを選定してしまうことが大切ですね。

実はこの「やらなくていいことを止められない」という状況にはもう一つの原因が隠れている可能性があります。

それは、「ホメオスタシス」という人間の体の機能が関係しています。

ホメオスタシスとは「恒常性」と呼ばれるもので、血圧や体温、ウイルスの排除や傷の修復など、生体の内部、外部の条件の変化にかかわらず生体の状態が一定に保とうとする機能です。

コーチングの世界でもよく出てくる単語なんですが、実はこれ、

「日々の行動を生活の一部として維持しようとする」

機能も兼ね備えています。

なので、ルーティンとなるほどに繰り返された行動や業務だったとすれば、それをやめるには時間と労力がかかります。方法としては、

「やめることができた時のことを徹底的にイメージする」

ことによって、ホメオスタシスが作用するイメージをすり替えてしまうということが挙げられます。

やらなくていいことをスパッと捨てて、ゆとりをもってスケジュール管理している自分の姿を思い浮かべて、セルフイメージを書き換えてしまいましょう。

6.忘れちゃう

「あ、忘れちゃった!」って言葉の響きはなんとなく可愛い印象ですが、自分が忘れちゃったって言ってる場面を想像すると、全然かわいいな~とか思えないですね(笑)

忘れっぽい人にありがちなことを少し考えてみると、

  • 最後まで人の話を聞かず、途中で自己完結している
  • 集中力が続かない
  • メモをとらない

といったようなことがまず思い浮かびます。

この項目に関する対策として、特に効果が大きくて誰でもすぐに始めることができて且つ自分が実践していることとして、

「紙にメモをとる」

ことが最も効果的で、しかも誰でもできる最善策だと思います。

  • 重要なことを聞いたらすぐメモ
  • 後で見返しやすいように、ノート、ルーズリーフ、手帳などにメモ
  • 特に大事なところは、赤ペンや蛍光ペンを使って見た目にも分かりやすく
  • 書いたら書きっぱなしではなく1週間毎など期間を決めて定期的にメモを見返す

PC,スマホ上で運用するタスク管理ツールもいろいろあるんですが、紙にメモする、書き出すことが「忘れてしまう」ことへの特効薬としては一番効果的です。

見た目とか字のきれいさとかフォーマットとか、外見に関する細かいことは気にせず、自分なりに紙へのメモをやってみましょう。

1ヶ月も続ければ、スケジュール管理や優先順位付け、忘れちゃうといったことに関する苦手意識ははっきりと改善していきます。



スケジュールを立てることへの苦手克服とマインドセット

スケジュール立てられないは仕事ができない?|転職5回30代も実践簡単対策ポイントとマインドセット

スケジュール立てられないは仕事ができない?|転職5回30代も実践簡単対策ポイントとマインドセット

スケジュール管理が誰でもそこそこ上手くなる方法、考え方ということでいろいろとお伝えしていますがいかがでしょうか? 文章がすごく長くなってしまったのはご愛敬というところでお許しくださいませm(__)m笑

最後に

「嫌」とか「苦手」でも、「上手いことこなせている」人達がまずどういうことを考えてスケジュール作成に日々取り組んでいるか。

どのような考え方がスケジュール設定に対する苦手意識を乗り越えてそこそこ上手いことこなすために効果的か

に関して、7つの習慣と呼ばれるビジネス書の内容を踏まえて少しお話します。

  1. 終わりを思い描くことからはじめる
  2. 最優先事項を優先する

終わりを思い描くことからはじめる

スケジュールを立てることに関していろんなお話をしました。

「期限」とか「優先順位」とか「いらないもの捨てよう」とかというような話題が出ましたが、これは、

「目指すべきゴールがどこにあるのか?」

をまずはっきりと理解していること前提となりますよね。

だって、ゴールが決まっているからこそ、

「いつまでにここに到着しないといけない」

「ここを目指すにはこれを優先的にやらないといけない」

「これを達成するためにこれはいらないな」

というように基準が生まれるわけですよね。なので以下のようなときは要注意です。

  • 「これはなんのために?いつまでに?」
  • 「どこを目指しているの?」
  • 「何を目指しているの?」

これはスケジュールを立てることが苦手とかいう問題ではなく、十分な情報、つまり「目指すべきゴールは何か」に関する情報がもらえていない状況です。

この状況で職場の上司や周りの方から「スケジュール管理ができていない」などと言われることがあるとしたら、それは彼らがスケジュール管理をしてもらうための仕組み作りをさぼって人のせいにしているということです。

とはいえ文句ばかり言っていても進まないので(笑)、こちらからゴールに関する情報をもぎ取りに行きましょう。

 

こんな風にまずはゴールを思い浮かべて、そこから「まずは何をすればいいかな~」と逆算してやるべきことを考えていくことを、7つの習慣では

「終わりを思い描くことから始める」

と表現しています。

大きな視点だと今後の人生を考える際に

  1. 「自分が今後目指す将来像、最終的になっていたい自分を思い浮かべる」
  2. 「実現を目指して方向性を決める」

という順番で考えていくということです。

これは会社単位でも個人単位でもゴールを決めるという大枠は同じことですね。

最優先事項を優先する

あとは、ゴールを目指して一番優先しないといけないことから取り掛かっていって片付けていくという流れですね。

  • やらなくていいことは断る
  • 簡単に始めることができて、且つ効果が大きいことから始める
  • 完璧を求めすぎない
  • 分からないことがあったり、条件が変わったりしたら確認する
  • 忘れないようにメモをとる

そんなことを意識しながらゴール達成に向けて取り組んできましょう。

 

こんな風に「ゴール達成のために今一番優先して取り組まないといけないことは何かな~」と考えて行動していくことを、7つの習慣では

「最優先事項を優先する」

と表現しています。

時間管理ではなく、自分自身を管理するという方針で、自分の役割毎(例えば、仕事、家族、趣味、自分の成長などのように分けます。)にゴールと優先すべき取り組みを書き出し、日々取り組んでいこうというものです。

この「終わりを思い描くことから始める」、「最優先事項を優先する」に関して、本当はもっともっとみなさんの日々の生活の役に立つかもしれない内容があるんですが、今回は「スケジュールを立てるには」に関してお話していますし、ここで7つの習慣について話し始めると全然終わらなくなってしまいます(笑)

また別の機会にお話しますので、興味があればお付き合いください。



まとめ:スケジュールを立てられない方に伝えたいこと

スケジュール立てられないは仕事ができない?|転職5回30代も実践簡単対策ポイントとマインドセット

スケジュール立てられないは仕事ができない?|転職5回30代も実践簡単対策ポイントとマインドセット

ここまで僕のお話にお付き合いいただき本当にありがとうございます。

今回のお話では、

  • スケジュールを立てられないとどう思われるか
  • スケジュール管理が苦手なタイプや理由って?
  • スケジュールを立てることへの苦手克服とマインドセットって?

というようなことをお伝えしましたが、僕が一番お伝えしたかったことは、

スケジュールを立てることは、誰でもそこそこ上手くこなすできる

ということです。

これは、スケジュールを上手く立てることが簡単だという意味ではなくて、上手く立てるための方法とか考え方があるという意味です。

しつこいようですが、僕自身も「スケジュール立てるのがめんどくさい」と思い続けて、なんなら今このお話をしていてもスケジュールめんどくさいと思っていて(笑)、でもそれでもそこそこ上手いことこなしながら生きています。

だから、

  • 理由を知ろうともせずにスケジュール管理ができない人を責める
  • 理由を知ったら知ったで、「あの人は〇〇だから」と決めつける

そんな状況や人たちに負けずにみんなで頑張っていけたらいいなと勝手に思いながら、今回のお話をさせていただきました。

みんなでそこそこ上手くスケジュールを立てるというハードルを乗り越えていきましょう!



コメント

タイトルとURLをコピーしました